Qu'est-ce qu'un dismatique ?

Si vous travaillez dans le domaine de la gestion documentaire, il y a de fortes chances que vous ayez entendu parler du terme "dismatique". Mais qu'est-ce que cela signifie exactement ? Dans cet article, nous allons examiner de plus près ce qu'est un dismatique, comment cela fonctionne, et pourquoi c'est important pour votre entreprise.

Qu'est-ce qu'un dismatique ?

Dismatique est un terme qui se réfère à la gestion électronique des documents (GED) en français. Cela implique la numérisation, l'indexation et le stockage électronique de documents papier, ainsi que la gestion des documents électroniques. Le but de la dismatique est de réduire l'utilisation de papier dans les entreprises et d'améliorer l'efficacité et la précision de la gestion des documents.

Comment fonctionne la dismatique ?

La dismatique utilise des logiciels et des équipements spécifiques pour numériser les documents papier. Ces documents sont ensuite indexés et stockés dans des bases de données électroniques, ce qui permet une recherche rapide et facile des documents. Les employés peuvent accéder à ces documents à partir de leur ordinateur ou de tout autre appareil connecté à internet. La dismatique permet également de gérer les flux de travail, les versions de documents et les autorisations d'accès.

Pourquoi la dismatique est-elle importante pour votre entreprise ?

La dismatique peut apporter de nombreux avantages à votre entreprise. Tout d'abord, cela permet de réduire considérablement le temps et les coûts associés à la gestion des documents papier. En effet, les documents peuvent être numérisés et indexés beaucoup plus rapidement qu'ils ne peuvent être traités manuellement. La dismatique peut également améliorer la sécurité des documents, car les copies papier peuvent être facilement perdues ou volées, tandis que les documents électroniques peuvent être protégés par des mots de passe et des autorisations d'accès.

Les avantages de la dismatique

En plus des avantages mentionnés ci-dessus, la dismatique offre de nombreux autres avantages, tels que :

1. Économies de coûts

La dismatique peut réduire les coûts associés à la gestion des documents papier, tels que les coûts d'impression, de stockage et de traitement.

2. Gain de temps

La dismatique permet de numériser et d'indexer des documents beaucoup plus rapidement que le traitement manuel des documents.

3. Espace de stockage

La dismatique permet de réduire la quantité d'espace de stockage nécessaire pour les documents papier, ce qui peut être précieux pour les entreprises disposant d'un espace de bureau limité.

4. Meilleure collaboration

La dismatique permet aux employés de partager des documents électroniques plus facilement, ce qui peut améliorer la collaboration et la productivité.

Comment mettre en place un système de dismatique ?

La mise en place d'un système de dismatique peut être une tâche complexe, mais il existe des étapes que vous pouvez suivre pour faciliter le processus :

1. Évaluer les besoins de votre entreprise

Il est important de comprendre les besoins spécifiques de votre Il est important de comprendre les besoins spécifiques de votre entreprise avant de commencer la mise en place d'un système de dismatique. Évaluez les types de documents que vous devez gérer, les flux de travail et les autorisations d'accès.

2. Choisissez le logiciel de dismatique

Il existe de nombreux logiciels de dismatique sur le marché, il est donc important de choisir celui qui convient le mieux à vos besoins. Recherchez les options disponibles et comparez les fonctionnalités pour trouver le logiciel qui répond le mieux à vos besoins.

3. Numérisez les documents papier

Pour commencer la dismatique, vous devez numériser tous les documents papier que vous souhaitez gérer. Vous pouvez utiliser un scanner pour numériser les documents et les stocker électroniquement.

4. Indexez les documents

Après avoir numérisé les documents, vous devez les indexer pour permettre une recherche rapide et facile. Il est important de bien organiser les documents et de les étiqueter avec des métadonnées appropriées.

5. Stockez les documents électroniques

Une fois que les documents ont été numérisés et indexés, vous pouvez les stocker dans une base de données électronique. Assurez-vous de sauvegarder régulièrement les données pour éviter toute perte de données.

6. Former les employés

Il est important de former les employés sur la manière d'utiliser le système de dismatique et de leur fournir les autorisations d'accès appropriées. Assurez-vous que les employés comprennent bien les avantages de la dismatique et comment elle peut les aider dans leur travail.

Conclusion

En résumé, la dismatique est un système de gestion électronique des documents qui peut apporter de nombreux avantages à votre entreprise. En numérisant et en stockant électroniquement les documents, la dismatique permet de réduire les coûts, de gagner du temps et d'améliorer la collaboration et la sécurité des documents. En suivant les étapes appropriées pour mettre en place un système de dismatique, votre entreprise peut bénéficier de tous les avantages qu'il offre.

FAQ

1. Quelles sont les différences entre la gestion des documents papier et la dismatique ?

La gestion des documents papier est un processus manuel qui implique l'utilisation de documents papier, tandis que la dismatique est un processus électronique qui numérise et stocke les documents électroniquement.

2. La dismatique est-elle sécurisée ?

Oui, la dismatique peut être très sécurisée si elle est mise en place correctement. Les documents électroniques peuvent être protégés par des mots de passe et des autorisations d'accès pour garantir la sécurité des données.

3. La dismatique est-elle coûteuse ?

La mise en place d'un système de dismatique peut être coûteuse, mais à long terme, elle peut réduire les coûts liés à la gestion des documents papier et améliorer l'efficacité de la gestion des documents.

4. La dismatique peut-elle améliorer la collaboration ?

Oui, la dismatique peut améliorer la collaboration en permettant aux employés de partager des documents électroniques plus facilement.